← Zásady ochrany soukromí — všechny naše aplikace Zásady ochrany soukromí

INCOM

INCOM je firemní nástroj pro správu komunikačních kanálů a datových schránek. Slouží zaměstnancům a účetním firem v ekosystému IT Enterprise a oprávněným jednatelům klientů.

Kdo je správcem osobních údajů

Obchodní jméno	IT Enterprise Solution s.r.o.
IČO	28389701
DIČ	CZ28389701
Sídlo	Domanovická 2480, Újezd nad Lesy, 190 16 Praha 9, Česká republika
Kontakt	info@it-enterprise.pro · +420 608 958 313
Web	it-enterprise.pro

Jaké údaje zpracováváme a proč

Kategorie	Co konkrétně	Účel	Právní základ (GDPR čl. 6)
Identifikátor uživatele	user_id z Entera OIDC (UUID)	Autentizace, řízení přístupu k firemním datům	odst. 1 písm. b) — plnění smlouvy
E-mail	E-mailová adresa	Identifikace přihlášeného uživatele; zasílání OTP pozvánek jednatelům	odst. 1 písm. b)
Session cookie	incom_session (náhodný token, HttpOnly)	Udržení přihlášení — 8 hodin pro zaměstnance, 14 dní pro jednatele	odst. 1 písm. b)
Kontakt jednatele	Jméno, e-mail, telefon (volitelný)	Odeslání pozvánky a OTP ověření identity jednatele	odst. 1 písm. b)
Firemní údaje	Název, IČO, stát	Identifikace klientských firem v systému	odst. 1 písm. b)
Přihlašovací údaj k DS	ds_id, username datové schránky (heslo se NEUKLÁDÁ — pouze safe_ref)	Ověřování přístupu k ISDS za klienta	odst. 1 písm. b)
Metadata zpráv	Předmět, odesílatel, čas přijetí, lhůta, urgentnost	Sledování příchozí komunikace a lhůt	odst. 1 písm. b)
Obsah dokladů (dočasně v RAM)	Text příchozích zpráv nebo příloh	AI klasifikace typu, lhůty a naléhavosti; generování návrhu odpovědi	odst. 1 písm. b)
Osoby firmy	Jméno, role, e-mail, telefon	Správa kontaktních osob a zastoupení v rámci firmy	odst. 1 písm. b)
IP adresa	IP adresa z HTTP záhlaví	Standardní přístupový log webového serveru, bezpečnost	odst. 1 písm. f) — oprávněný zájem

Obsah dokladů (text zpráv/příloh) se zpracovává výhradně v operační paměti a není ukládán do databáze — do databáze jdou pouze výsledná metadata (typ dokladu, lhůta, naléhavost). Hesla a tokeny k datovým schránkám a komunikačním kanálům jsou uloženy v systému Safe (safe.it-enterprise.pro); v aplikační databázi figuruje pouze odkaz (safe_ref).

Komu údaje předáváme

• ISDS / CzechPoint (ws1.mojedatovaschranka.cz) — ověřování přihlašovacích údajů k datovým schránkám (operace GetOwnerInfoFromLogin); zpracovatel v ČR.
• Anthropic (api.anthropic.com) — zpracování textu dokladů pro AI analýzu a generování návrhu odpovědi; zpracovatel v USA (přenos do třetí země na základě Anthropic DPA / standardních smluvních doložek EU).
• SMTP server (konfigurovatelný provozovatelem) — odesílání pozvánek a OTP kódů jednatelům.
• Entera OIDC (auth.it-enterprise.pro) — jednotné přihlášení zaměstnanců; provoz IT Enterprise Solution s.r.o.
• Pohoda (konfigurovatelná URL) — synchronizace firemního adresáře a kontaktů jednatelů.

Analytika třetích stran ani reklamní sítě nejsou použity.

Jak dlouho údaje uchováváme

• Session data: do vypršení platnosti (8 h / 14 dní).
• Metadata zpráv a úkolů: po dobu trvání přístupu firmy; po ukončení spolupráce nejdéle 30 dní.
• Obsah dokladů: neukládá se — zpracován v RAM a zaslán do Anthropic API; výsledek (metadata) je v databázi.
• Přístupové logy (IP adresy): systemd journal, výchozí rotace 30 dní.
• Pozvánky (token + kontakt jednatele): platnost tokenu 72 h; po uplynutí nebo odvolání přístup ke kontaktním údajům zanikne.

Smazání účtu a dat

Přístup do aplikace zřizuje správce firemního účtu. O odebrání přístupu nebo výmaz osobních údajů lze požádat písemně:

• E-mail: info@it-enterprise.pro, předmět: Smazání dat INCOM
• Žádost vyřídíme nejpozději do 30 dnů a výsledek potvrdíme.

• Smaže se: přihlašovací identita, session záznamy, kontaktní údaje jednatele, záznamy o zastoupení.
• Zůstat mohou: metadata zpráv a dokladů tam, kde je firma povinna záznamy uchovat ze zákona.

Přímý ovládací prvek pro smazání v rozhraní aplikace zatím není; žádost se vyřizuje e-mailem výše.

Vaše práva podle GDPR

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo na:

• přístup k údajům, které o vás zpracováváme,
• opravu nepřesných či neúplných údajů,
• výmaz („právo být zapomenut"), pokud pro zpracování není jiný zákonný důvod,
• omezení zpracování v zákonem stanovených případech,
• přenositelnost údajů ve strojově čitelném formátu,
• vznesení námitky proti zpracování,
• podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz), pokud se domníváte, že zpracování porušuje GDPR.

Svá práva uplatňujte na kontaktní e-mail níže.

Kontakt

Dotazy k ochraně osobních údajů: info@it-enterprise.pro

Smazání účtu a údajů (Google Play & App Store Compliance)

O smazání účtu můžete požádat buď v aplikaci, nebo na vyhrazené stránce: Postup pro smazání účtu INCOM.